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经典阅读||时间对管理者的压力
作者:admin 来源:安心养老 发布时间:2021/12/28 浏览:57次
管理者经常受到种种压力,迫使他不得不花费一些时间在非生产性的和浪费时间的事务上。身为管理者,不管他是不是经理人,总有许多时间耗在毫无贡献的工作上。大量时间都不可避免地浪费了。而且管理者在组织中的地位越高,组织对他的时间要求往往越大。
有一家大公司的负责人告诉我,他在担任公司总经理的两年中,除了圣诞节和新年元旦两天,每天晚上都有应酬。凡是宴会,都是“公事”,每一次都得花几个小时,而他又非参加不可。不管是欢送服务满50年的老同事退休,还是宴请与公司有往来的政府官员,他都需要出席,因为参加这种会见是他的一项任务。这位负责人对这类应酬并不抱幻想,他知道这种饭局对公司的发展没什么好处,他本人对此既没有兴趣,也不认为这有助于自我发展,但他仍然必须出席,仍然需要高兴地参加宴会。诸如此类的时间浪费,实在不胜枚举。比如,公司一位重要客户打来电话,销售经理绝不敢说:“等一下,我太忙了。”也许这位大客户,谈的只是上星期六的一场桥牌,或是他的千金考上了理想的大学,但销售经理不能不洗耳恭听。医院院长得出席每一次医务会议,要不然所有的医生护士和职员都会认为院长瞧不起他们。政府官员也同样得忙于应付议员们的来访和了解某些情况,而那些情况也许只要随手一翻电话簿或是《世界年鉴》,就马上可以得到。这样的事,每天都在不断地发生。
非经理人员也不见得好到哪里去。他们也同样会受到各种占用时间的要求的轰炸,这对他们的生产力一点作用也没有,但他们却不能不应付。
每一位管理者的时间,都有很大部分是被浪费掉的。表面上看起来,每件事似乎都非办不可,实际上却毫无贡献或贡献太少。
但是,即使是只想获得最低程度的有效性,管理者在绝大部分任务上也需要相当多的整块时间。如果每一次所花的时间少于这个极限,事情就做不好,所花的时间就是浪费,再做就得从头开始。
举例来说,一份报告大概得花6~8小时才能完成初稿。如果说每次花15分钟,每天2次,一共花上2星期,虽然总时间也达到7小时,恐怕结果还是一张白卷,不过是在上面胡乱涂写了一些东西而已。但是如果能够关起门来,切断电话,连续做上五六个小时,一份相当不错的草稿就应该差不多了。有了这份草稿,管理者才能做零星的补充,才能逐句逐段地润色、修改和整理。科学实验工作也与此相似。起码需要5~12小时的整块时间,才能把仪器调整妥当,做成一次实验。如果中间被打断,恐怕就得重新开始。


每一位知识工作者,尤其是每一位管理者,要想有效就必须能将时间做整块的运用。


如果将时间分割开来零星使用,纵然总时间相同,结果时间也肯定不够。尤其是与他人一起工作时,这一点更为重要。与他人一起工作,正是管理者的中心工作之一。人都是时间消费者,而大多数人也是时间浪费者。
与他人只接触三两分钟,是绝不会产生什么结果的。要想与他人做有效的沟通,总得花上足够的时间。一位经理人员如果以为他与下属讨论一项计划、一项方针或是一项工作表现,只需15分钟就够了,那他一定是自欺欺人。如果你真想影响别人,那至少需要一小时以上。如果你想和别人建立良好的人际关系,就需要更多的时间。
与其他的知识工作者建立关系尤其费时。不管出于什么原因,不管在知识工作者中有没有等级与权力的隔阂,不管他们是不是把自己看得过分重要,知识工作者对其上级主管及同事所要求的时间,往往比体力工作者多得多。而且,由于知识工作不能用衡量体力工作的方法来衡量,因此我们实在没法用三言两语说明知识工作者是否在做该做的工作,是否做得出色。对一位体力工作者,我们可以说:“标准是每小时完成50件,而你只做了42件。”但是对一位知识工作者,我们却需要坐下来与他共同讨论应该做些什么,为什么该做,然后才能弄清楚他的工作做得怎样。这就很费时间了。
知识工作者只能自己制定工作方向,所以他必须了解别人期望他做出的贡献是什么,原因是什么,对必须使用其知识成果的人的工作情况,他也要有足够的了解。因此,知识工作者需要信息,需要讨论,还需要指导他人,这都是极为费时的。而且,他不但需要占用他上级的时间,也同样需要占用他周围同事的时间。


知识工作者要想取得成果和绩效,就必须着眼于整个组织的成果和绩效。


换句话说,他还得匀出时间来,将目光由自己的工作转到成果上;由他的专业转到外部世界,因为只有外部世界才有绩效可言。
在大型组织中,如果知识工作者的绩效表现不错,往往是因为该组织的高级主管能定期抽出时间来与他们进行交流,甚至与一些资历较浅的知识工作者交流:“你认为我们组织的领导,对你的工作应该了解些什么?你对我们这个组织有什么看法?你觉得我们还有哪些尚未开拓的机会?你觉得我们有哪些尚未察觉的危机?还有,你希望从我这里知道些什么?”
这样的轻松交流,不管是在政府、企业、研究机构,还是在军事单位,都同样很有必要。如果没有这样的交流,知识工作者就容易丧失热情,成为得过且过的人,或者是只关注自己的专业领域,看不到整个组织的需要和机会。不过,进行这样的交流是很费时间的,特别是这种交流必须在不慌不忙、轻松自在的气氛下进行。只有这样,大家才会觉得“我们有足够的时间”,可以从容不迫地交流看法。这实际上意味着管理者要快速地做许多事,同时也意味着他必须腾出整块的时间来,而且中间不能有太多的中断和打扰。
人际关系和工作关系的协调确实很费时间。太匆忙了,恐怕反而会造成摩擦。然而任何组织都少不了这种协调。人数越多,协调相互关系所需的时间就越长,而真正用于创造成就、取得成果的工作时间便相对地减少了。
管理理论中早就有所谓“管理幅度”之说。所谓管理幅度,是指一个管理者能有效地管理多少个工作上互有关联的人。(例如会计、销售经理和生产经理三个人,彼此必须互相关联,才能产生成果。)但从另一方面来说,同一公司分设各地的连锁商店,各分店经理的工作不一定必须互相关联。所以一位副总经理即使同时管理数十位分店经理,也并不违背管理幅度的原则。这种管理幅度原则是否合理,我们暂且不论,但毫无疑问的是:一起工作的人数越多,工作者用于彼此协调关系的时间肯定越多,而真正用于工作的时间就越少了。因此大型组织只有在大量耗用其管理者的时间之后,才能变得强大有力。
所以,组织规模越大,管理者实际可掌握的时间越少。身为管理者,因此更应该知道自己的时间应该用在什么地方,并且更应该妥善运用那剩下来可自由支配的少量时间了。
同时,组织的人数越多,有关人事的决策也肯定越多。对人事的问题决定得太快,很容易铸成错误。人事决策往往需要大量的时间,因为决策所涉及的一些问题,只有在反复考虑多次之后才能看清楚。
在我认识的许多卓有成效的管理者中,有人做决策很快,也有人比较慢。但是,不管他们决策速度的快慢,只要是遇到人事问题,他们总是决定得很慢,而且常常需要经过多次考虑,才能最后定案。
据说通用汽车公司前任总裁斯隆先生(Alfred P.Sloan,Jr.)对于人事问题,从来不在问题第一次提出时就做决定。他通常是先做一个初步判断,而初步判断往往也得花费好几个小时。然后,他将问题搁置一旁,隔几天甚至几星期之后,再拿出来重新考虑,而且不会受第一次判断的影响。只有当同一个提名连续出现2~3次的时候,他才愿意继续向前推进。斯隆先生一向以知人善任而闻名。有人问他用人的秘诀是什么,据说他的回答是:“我没有秘诀。我只是有这样的感觉,我第一念就想到的人选,往往不会是最适当的人选。因此,我总要对整个思考和分析过程做好几次回顾之后,才做最后决定。”斯隆用人如此谨慎,然而我们也知道,其实在别的方面他并不是一个很有耐心的人。
实际上,需要做如此重要的人事决策的人不是太多。可是据我所知,凡是有效的管理者,都知道他们如果想在人事方面做出最佳的决策,总得花费几个小时进行不间断的考虑。
一家研究所的所长想要解聘一位高级主管时,也遇到了同样的问题。那位高级主管已经50多岁了,一辈子供职于这个机构。可是在多年的优良表现之后,他忽然不行了,不能再胜任现职。虽然按照人事规定,研究所可以将他解职,但这样的人不能就这样被辞退。当然也可以降级使用,但又恐怕会打击他。所长觉得他过去多年对研究所曾有过许多贡献,总不能太亏待他。然而现在,他却不宜续任了,他的缺陷太明显,如果继续留任管理职位,恐怕整个研究所都将受到影响。这位所长跟他的副所长讨论了好多次,始终找不到适当的办法。直到有一天,他们两人利用了一个晚上,整整花了三四个小时研究,不让任何别的事情来打扰,他们才忽然发现解决办法原来那么“明显”。说来其实简单极了,但是谁也弄不懂为什么过去那么久都没有想出来。办法是将那位主管由目前不合适的职位,调到另一个重要的新职位,而这个新职位并不需要他担当他能力所不及的行政责任。实际上许许多多类似的人事问题,都需要较长的、连续性的和不受打扰的时间才能决定。例如,为某项特殊任务成立一个专案小组,该派些什么人?对于接管新组织经理人员,或对于在组织中新上任的经理人员,应赋予他们什么职责?某一职员对营销很有研究,却没有受过技术培训,能不能提升他?还是该提升另一位不懂营销但技术一流的人?
人事决策都是费时的决策。原因很简单:上帝创造人时并没有想到让他们成为组织的“资源”。任何人都很难完全合乎组织要求的条件,而人又不是可以随意“修整”,随意“更改”的。最多,人不过是“大致符合要求”,而我们开展工作又必须用人(没有别的资源可以代替人)。所以在人事决策上,就需要较长时间的思考和判断了。
东欧斯拉夫人有句谚语:“用脚走不通的路,用头可以走得通。”这句谚语,我们不妨把它视为“能量守恒定律”的一种颇为新奇的解释,但它也有“时间守恒定律”的意味,意思就是说:一件工作,用“脚”的时间越少(体力劳动),则需用“头”的时间肯定越多(脑力劳动)。我们为了使一般工人、机械操作员以及一般职员的工作变得更容易,就必须要求知识工作者承担更多工作。我们的工作是脱离不开脑力劳动的,必须把脑力劳动放回到工作中去,而且必须让脑力劳动占更大的分量。
对知识工作者的时间要求也不会下降。机械操作员现在每周只工作40小时了,将来还有可能减少到35小时,而且不论他们工作时间的长短,其生活必将日益改善。其实机械操作员相对轻闲的工作完全是知识工作者超时工作的结果。当今工业化国家里的那些管理者也想过安逸悠闲的日子,但事与愿违,他们的工作时间越来越长,把一件事做到满意所需的时间也越来越多。这种趋势还将加剧。
为什么会有这种趋势?原因之一,是今天生活水准的提高是以不断创新和变革的经济为前提的。创新和变革,形成了对管理者时间的过度需求。如果时间短促,一个人就只能考虑他已经熟悉的事,只能做他曾经做过的事。
近几年常有人研究为什么英国在第二次世界大战后的经济会如此落后。大家觉得其中的原因之一,是英国老一辈的企业家都想跟他们的工人看齐,要过得舒服,要缩短工作时间。其实,除非英国的工商业甘愿墨守成规,规避创新和变革,否则企业家们不可能跟他们的工人看齐,企求安逸。
上述种种原因,组织本身的需要、处理人事问题的需要以及创新和变革的需要,都使得管理者不能不讲求时间的管理了。但是管理者如果不了解自己是如何使用时间的,就别想管理好时间。

必背金句:

1. 管理者要想有效,就必须能将时间做整块的运用。

2. 管理者要想取得成果和绩效,就必须着眼于整个组织的成果和绩效。

3. 使管理者讲求时间的管理,是基于组织本身的需要、处理人事问题的需要以及创新和变革的需要。

4. 管理者想管理好时间,就必须了解自己是如何使用时间的。

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